Informativa sulla vaccinazione

Adesigne Web Agency

Innovazione • Design • Tecnologia • Sostenibilità • Made in Italy

1. Finalità

ADESIGN Web Agency considera la prevenzione sanitaria, la sicurezza sul lavoro e la tutela della libertà individuale elementi essenziali per un ambiente professionale responsabile.

La presente Policy definisce i principi relativi a:

• informazione corretta sulle vaccinazioni;
• prevenzione dei rischi biologici;
• gestione di eventuali campagne vaccinali;
• tutela delle persone vulnerabili;
• riservatezza dei dati sanitari;
• trasferte e attività presso sedi esterne;
• assenze successive alla vaccinazione;
• prevenzione di discriminazioni e pressioni;
• responsabilità della Direzione, dei lavoratori e dei professionisti sanitari.

2. Destinatari

La Policy si applica, secondo la natura del rapporto, a:

• dipendenti;
• collaboratori e consulenti;
• tirocinanti e stagisti;
• lavoratori autonomi;
• responsabili e coordinatori;
• formatori;
• fornitori e appaltatori;
• partner professionali;
• visitatori;
• persone impegnate presso clienti, scuole, enti, fiere ed eventi.

Per collaboratori e fornitori, gli obblighi applicabili devono essere richiamati nei relativi contratti o incarichi.

3. Principi generali

ADESIGN Web Agency applica i seguenti principi:

Legalità: ogni richiesta o trattamento deve avere un valido fondamento normativo.

Prevenzione: i rischi vengono valutati e ridotti mediante misure adeguate.

Volontarietà: in assenza di uno specifico obbligo di legge, la scelta vaccinale resta personale.

Competenza sanitaria: indicazioni cliniche e controindicazioni spettano esclusivamente ai professionisti sanitari.

Riservatezza: lo stato vaccinale e le informazioni sulla salute non devono essere conosciuti o diffusi senza titolo.

Proporzionalità: vengono raccolti e utilizzati soltanto i dati strettamente necessari.

Non discriminazione: nessuna persona può essere penalizzata arbitrariamente per le proprie condizioni o decisioni sanitarie.

Trasparenza: ogni iniziativa viene comunicata indicando chiaramente finalità, modalità e responsabilità.

4. Riferimenti normativi

La Policy tiene conto, per quanto applicabile, di:

• Decreto legislativo 9 aprile 2008, n. 81, sulla salute e sicurezza sul lavoro;
• Regolamento UE 2016/679 – GDPR;
• Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196;
• Statuto dei lavoratori;
• CCNL applicato;
• disposizioni nazionali e regionali in materia sanitaria;
• indicazioni del Ministero della Salute;
• eventuali provvedimenti adottati durante emergenze sanitarie.

L’articolo 279 del Decreto legislativo n. 81/2008 prevede che, quando la valutazione del rischio evidenzia un’esposizione ad agenti biologici, il datore di lavoro, su conforme parere del medico competente, metta a disposizione vaccini efficaci per i lavoratori non immuni. Al medico competente spetta anche fornire informazioni sui vantaggi e sugli inconvenienti della vaccinazione e della mancata vaccinazione.

I dati relativi alla salute rientrano nelle categorie particolari di dati personali previste dall’articolo 9 del GDPR e possono essere trattati soltanto in presenza di uno specifico presupposto giuridico e di adeguate garanzie.

5. Natura della Policy

La presente Policy:

• non rende obbligatoria alcuna vaccinazione non imposta dalla legge;
• non sostituisce la valutazione del medico;
• non sostituisce il Documento di valutazione dei rischi;
• non autorizza il datore di lavoro a richiedere liberamente certificati vaccinali;
• non modifica automaticamente contratti, mansioni o condizioni di lavoro;
• non attribuisce alla Direzione competenze sanitarie;
• non limita eventuali tutele più favorevoli previste dalla normativa o dal CCNL.

Eventuali obblighi o condizioni di accesso possono derivare soltanto dalla legge, dalle disposizioni delle autorità competenti o da una valutazione professionale connessa alla mansione.

6. Valutazione del rischio biologico

ADESIGN Web Agency valuta gli eventuali rischi considerando:

• caratteristiche degli ambienti di lavoro;
• presenza di spazi condivisi;
• frequenza dei contatti con il pubblico;
• trasferte e sopralluoghi;
• attività presso scuole, enti o sedi dei clienti;
• organizzazione di corsi ed eventi;
• presenza di persone vulnerabili;
• eventuali emergenze sanitarie;
• indicazioni delle autorità;
• natura concreta delle mansioni.

Per una web agency, le ordinarie attività di progettazione, comunicazione, marketing, informatica e lavoro d’ufficio non comportano normalmente una specifica esposizione professionale paragonabile a quella sanitaria. Tale conclusione deve però essere confermata dalla valutazione dei rischi effettivi e aggiornata quando cambiano attività, sedi o servizi.

7. Vaccinazioni per esposizione professionale

Quando viene individuata un’esposizione professionale rilevante:

1. il rischio viene documentato nel DVR;
2. viene acquisito il parere del medico competente;
3. vengono individuati i lavoratori interessati;
4. il medico competente fornisce l’informazione sanitaria;
5. l’eventuale vaccino viene somministrato da personale sanitario autorizzato;
6. i relativi dati vengono gestiti in ambito sanitario;
7. vengono adottate anche le altre misure preventive necessarie.

Le raccomandazioni del Ministero della Salute sulle vaccinazioni per esposizione professionale riguardano categorie e rischi specifici; la loro applicabilità deve essere verificata rispetto alle attività concretamente svolte.

8. Ruolo del medico competente

Quando nominato, il medico competente:

• collabora alla valutazione dei rischi;
• svolge la sorveglianza sanitaria;
• valuta l’idoneità alla mansione;
• informa i lavoratori;
• considera eventuali controindicazioni individuali;
• propone misure preventive;
• gestisce la documentazione sanitaria;
• può coordinare eventuali vaccinazioni professionali;
• comunica al datore di lavoro esclusivamente il giudizio di idoneità e le prescrizioni consentite.

Il medico competente opera con autonomia professionale e nel rispetto del segreto sanitario.

Il Garante ha confermato anche nel 2026 che il medico competente è il soggetto legittimato a trattare i dati sanitari nell’ambito della sorveglianza sanitaria, mentre il datore di lavoro deve limitarsi a ricevere e applicare il giudizio di idoneità alla mansione.

9. Assenza del medico competente

Quando la nomina del medico competente non è obbligatoria, ADESIGN Web Agency:

• non effettua valutazioni cliniche;
• non raccoglie anamnesi;
• non richiede certificati vaccinali senza una norma specifica;
• indirizza le persone al medico curante o ai servizi sanitari;
• consulta il RSPP per gli aspetti organizzativi;
• applica le misure generali di prevenzione;
• valuta l’eventuale necessità di aggiornare il DVR.

10. Informazione sulle vaccinazioni

ADESIGN Web Agency può distribuire esclusivamente materiali provenienti da fonti affidabili, quali:

• Ministero della Salute;
• Istituto Superiore di Sanità;
• aziende sanitarie regionali;
• autorità sanitarie territoriali;
• Organizzazione mondiale della sanità;
• medico competente.

Le comunicazioni devono essere neutrali e comprensibili e non possono contenere diagnosi, prescrizioni o garanzie sull’efficacia individuale.

L’azienda non sostituisce il colloquio tra la persona e il professionista sanitario.

11. Libertà decisionale

Salvo uno specifico obbligo applicabile, la decisione di sottoporsi a vaccinazione appartiene alla persona interessata.

Nessun responsabile, collega, cliente o fornitore può:

• imporre informalmente una vaccinazione;
• formulare diagnosi;
• valutare controindicazioni;
• richiedere spiegazioni personali;
• esercitare pressioni;
• condizionare arbitrariamente incarichi o opportunità;
• diffondere informazioni sullo stato vaccinale.

12. Eventuali obblighi previsti dalla legge

Qualora venga introdotto un obbligo vaccinale o un requisito sanitario applicabile a determinate attività, ADESIGN Web Agency:

1. verifica la normativa vigente;
2. individua esattamente le persone interessate;
3. consulta medico competente, RSPP e consulente del lavoro;
4. informa i destinatari;
5. applica le esenzioni previste;
6. limita i controlli a quanto consentito;
7. documenta la procedura;
8. aggiorna le informative privacy;
9. revoca i controlli quando viene meno il fondamento.

La Policy non può essere utilizzata come base autonoma per introdurre un obbligo.

13. Campagne vaccinali volontarie

ADESIGN Web Agency può aderire a campagne vaccinali volontarie soltanto quando siano organizzate o supervisionate da soggetti sanitari autorizzati.

Prima dell’avvio devono essere definiti:

• finalità;
• destinatari;
• carattere volontario;
• soggetto sanitario responsabile;
• modalità di prenotazione;
• luogo della somministrazione;
• gestione delle emergenze;
• trattamento dei dati;
• costi;
• tempi di partecipazione;
• procedura per il consenso informato;
• modalità di conservazione della documentazione.

L’adesione non deve influire sulla valutazione delle prestazioni professionali.

14. Dati accessibili alla Direzione

La Direzione e i responsabili non devono ordinariamente conoscere:

• diagnosi;
• anamnesi;
• tipo di vaccino;
• numero e data delle dosi;
• motivazione della vaccinazione o della mancata vaccinazione;
• controindicazioni;
• esenzioni dettagliate;
• effetti avversi;
• referti;
• certificati completi;
• informazioni relative a patologie pregresse.

Il datore di lavoro può ricevere esclusivamente le informazioni organizzative consentite, quali il giudizio di idoneità e le eventuali prescrizioni necessarie.

Il datore di lavoro non può perseguire autonomamente finalità di medicina preventiva né effettuare accertamenti sanitari diretti sui lavoratori.

15. Certificati e dichiarazioni vaccinali

In assenza di uno specifico fondamento normativo, non devono essere richiesti o conservati:

• copie del libretto vaccinale;
• fotografie o scansioni dei certificati;
• schermate di applicazioni sanitarie;
• dichiarazioni sostitutive sullo stato vaccinale;
• elenchi di persone vaccinate e non vaccinate;
• comunicazioni informali tramite chat;
• documentazione clinica.

Il Garante ha chiarito che, nel rapporto di lavoro, il consenso del dipendente non è normalmente sufficiente a legittimare la raccolta dello stato vaccinale da parte del datore di lavoro, anche a causa dello squilibrio esistente tra le parti.

16. Consenso alla vaccinazione

Il consenso alla somministrazione:

• viene raccolto dal soggetto sanitario;
• deve essere libero, specifico e informato;
• riguarda l’atto sanitario;
• non coincide con un’autorizzazione generale al datore di lavoro;
• non legittima la diffusione dello stato vaccinale;
• deve essere conservato secondo le regole sanitarie applicabili.

La Direzione non raccoglie il consenso medico e non interviene nella decisione clinica.

17. Prenotazioni e somministrazione

Le prenotazioni devono essere gestite, quando possibile, direttamente dal soggetto sanitario.

Qualora l’azienda fornisca soltanto supporto organizzativo:

• raccoglie il minimo indispensabile;
• non registra motivazioni cliniche;
• limita l’accesso agli incaricati;
• non crea elenchi accessibili ai responsabili;
• cancella i dati organizzativi quando non più necessari;
• utilizza canali sicuri;
• informa chiaramente i partecipanti.

La somministrazione deve essere effettuata esclusivamente da personale sanitario in ambienti idonei.

18. Persone vulnerabili

Le persone con fragilità, disabilità, immunodepressione, gravidanza, allergie o condizioni cliniche rilevanti devono rivolgersi:

• al proprio medico;
• al medico competente;
• allo specialista;
• ai servizi sanitari territoriali.

ADESIGN Web Agency non valuta autonomamente la condizione clinica.

Quando necessario, possono essere considerate misure quali:

• lavoro da remoto;
• riduzione temporanea dei contatti;
• modifica della postazione;
• flessibilità oraria;
• diversa organizzazione delle riunioni;
• utilizzo di dispositivi di protezione;
• modifica temporanea delle attività.

19. Effetti successivi alla vaccinazione

La persona che presenti malessere successivamente a una vaccinazione deve seguire le indicazioni del professionista sanitario.

L’assenza viene gestita secondo:

• normativa vigente;
• CCNL applicato;
• certificazione di malattia, quando necessaria;
• permessi disponibili;
• ferie o recuperi concordati;
• eventuali procedure aziendali.

Al responsabile non devono essere comunicati dettagli clinici non necessari. È sufficiente fornire le informazioni amministrative indispensabili.

20. Permessi e orario

Quando una vaccinazione è prevista come misura obbligatoria di sicurezza o viene organizzata direttamente dall’azienda, tempi, spostamenti e assenze vengono regolati secondo normativa e CCNL.

Per vaccinazioni volontarie personali possono essere utilizzati:

• permessi previsti;
• flessibilità oraria;
• ferie;
• recuperi concordati;
• altri istituti disponibili.

Le modalità devono essere concordate con ragionevole anticipo, salvo situazioni urgenti.

21. Trasferte e viaggi

Prima di una trasferta nazionale o internazionale, ADESIGN Web Agency verifica:

• indicazioni sanitarie ufficiali;
• requisiti del Paese di destinazione;
• condizioni di accesso alla struttura ospitante;
• copertura assicurativa;
• tempi necessari per eventuali vaccinazioni;
• possibilità di riunioni da remoto;
• adeguatezza della trasferta rispetto alla persona interessata.

Le valutazioni cliniche devono essere affidate a un medico o a un centro di medicina dei viaggi.

22. Attività presso clienti, scuole ed enti

Quando il personale opera presso strutture esterne, l’agenzia:

• acquisisce le regole di accesso;
• verifica il fondamento delle richieste;
• informa preventivamente i lavoratori;
• non trasmette dati sanitari non necessari;
• propone modalità alternative, quando possibili;
• coinvolge il medico competente per gli aspetti sanitari;
• documenta eventuali requisiti contrattuali.

Un cliente non può imporre la consegna indiscriminata di certificati sanitari dei lavoratori.

23. Fornitori e collaboratori esterni

Ai soggetti esterni può essere richiesto soltanto di:

• rispettare le misure di prevenzione;
• osservare le regole di accesso;
• segnalare impedimenti organizzativi;
• adempiere agli obblighi previsti dalla normativa;
• garantire la sicurezza del proprio personale.

Ogni fornitore rimane responsabile della sorveglianza sanitaria e della gestione dei dati dei propri lavoratori.

24. Misure preventive complementari

La vaccinazione non sostituisce automaticamente le altre misure di prevenzione.

In relazione al rischio possono essere adottati:

• ventilazione degli ambienti;
• igiene delle mani;
• pulizia delle superfici;
• organizzazione delle presenze;
• utilizzo di riunioni online;
• dispositivi di protezione;
• procedure per eventi;
• gestione dei sintomi;
• riduzione temporanea dell’affollamento;
• informazione del personale.

Le misure devono essere proporzionate e periodicamente riesaminate.

25. Malattie trasmissibili ed emergenze sanitarie

In presenza di un focolaio o di un’emergenza sanitaria, la Direzione:

1. consulta esclusivamente fonti ufficiali;
2. coinvolge RSPP e medico competente;
3. aggiorna la valutazione dei rischi;
4. verifica ordinanze e disposizioni;
5. comunica istruzioni chiare;
6. adotta misure temporanee;
7. protegge i dati personali;
8. limita la diffusione delle informazioni;
9. riesamina periodicamente le misure;
10. le revoca quando non più necessarie.

La presente Policy non introduce uno specifico obbligo permanente relativo al COVID-19 o ad altre singole malattie.

26. Non discriminazione

È vietato discriminare una persona sulla base:

• dello stato vaccinale;
• di una controindicazione;
• di una condizione di salute;
• di una disabilità;
• della gravidanza;
• di un’esenzione;
• della richiesta di chiarimenti;
• dell’esercizio legittimo di un diritto.

Sono ammesse esclusivamente misure necessarie, proporzionate e fondate sulla legge o su un giudizio professionale di idoneità.

27. Condotte vietate

Non sono ammessi:

• pressioni o minacce;
• umiliazioni;
• domande insistenti;
• commenti offensivi;
• diffusione di voci;
• pubblicazione di elenchi;
• condivisione di certificati;
• esclusioni arbitrarie;
• premi o penalizzazioni sproporzionati;
• raccolte informali tra colleghi;
• fotografie di documenti sanitari;
• conservazione di dati su dispositivi personali.

28. Riservatezza tra colleghi

Nessuna persona è tenuta a comunicare ai colleghi il proprio stato vaccinale.

Le informazioni eventualmente condivise volontariamente:

• non devono essere registrate;
• non devono essere inoltrate;
• non devono essere utilizzate per prendere decisioni;
• non devono essere discusse con terzi;
• devono essere trattate con rispetto.

29. Segnalazioni

Eventuali violazioni possono essere segnalate a:

Referente aziendale: dott. Ali Sheta
Referente alternativo: dott. Ali Sheta
Referente privacy/DPO: dott. Ali Sheta
Email riservata: info@adesigne.it
Canale Whistleblowing: https://www.adesigne.it/informativa-policy-sullo-whistleblowing/

Possono essere segnalati:

• raccolta illecita di certificati;
• diffusione di dati sanitari;
• pressioni;
• discriminazioni;
• mancata applicazione delle misure;
• informazioni sanitarie false;
• accessi non autorizzati;
• ritorsioni.

30. Gestione delle violazioni

In base alla gravità possono essere adottati:

• cessazione immediata del trattamento illecito;
• cancellazione dei dati;
• limitazione degli accessi;
• formazione integrativa;
• revisione delle procedure;
• richiamo organizzativo;
• misure previste dal CCNL;
• revisione del rapporto con il fornitore;
• gestione dell’eventuale violazione dei dati;
• segnalazione alle autorità competenti.

Ogni intervento deve rispettare proporzionalità, riservatezza e diritto di difesa.

31. Conservazione e sicurezza dei dati

Gli eventuali dati sanitari vengono conservati esclusivamente dai soggetti autorizzati e per il periodo previsto dalla legge.

ADESIGN Web Agency:

• evita archivi paralleli;
• non conserva certificati nelle email ordinarie;
• limita gli accessi;
• protegge account e dispositivi;
• utilizza sistemi sicuri;
• applica tempi di cancellazione;
• registra le autorizzazioni;
• utilizza dati anonimi o aggregati per eventuali statistiche;
• gestisce tempestivamente incidenti e violazioni.

32. Formazione interna

L’azienda può organizzare formazione su:

• prevenzione delle malattie trasmissibili;
• corretta gestione delle informazioni sanitarie;
• ruolo del medico competente;
• protezione dei dati;
• non discriminazione;
• gestione delle emergenze;
• utilizzo delle fonti ufficiali;
• procedure aziendali.

La formazione non deve essere utilizzata per condizionare decisioni sanitarie personali.

33. Ruoli e responsabilità

Direzione

La Direzione:

• approva la Policy;
• assegna le risorse;
• verifica gli obblighi;
• protegge la riservatezza;
• previene discriminazioni;
• autorizza eventuali campagne;
• attua le indicazioni del medico competente.

RSPP

Il RSPP:

• collabora alla valutazione dei rischi;
• propone misure preventive;
• supporta l’aggiornamento delle procedure;
• non effettua valutazioni cliniche.

Medico competente

Il medico competente:

• gestisce gli aspetti sanitari;
• informa i lavoratori;
• tratta i dati di salute;
• formula i giudizi di idoneità;
• propone misure di protezione.

Responsabili

I responsabili:

• applicano le misure organizzative;
• non chiedono dettagli sanitari;
• rispettano le assenze;
• impediscono pressioni e discriminazioni;
• segnalano criticità.

Lavoratori e collaboratori

I destinatari:

• rispettano le misure di prevenzione;
• proteggono i dati altrui;
• non diffondono informazioni sanitarie;
• utilizzano i canali ufficiali;
• segnalano situazioni di rischio.

34. Monitoraggio

La Direzione può monitorare, esclusivamente in forma anonima o aggregata:

• attività informative svolte;
• campagne organizzate;
• partecipazione complessiva;
• segnalazioni ricevute;
• violazioni dei dati;
• necessità di aggiornamento;
• efficacia delle misure preventive.

Non vengono predisposte statistiche nominative sullo stato vaccinale.

35. Pubblicazione

La Policy può essere:

• pubblicata sul sito aziendale;
• comunicata durante l’onboarding;
• resa disponibile al personale;
• richiamata nei contratti;
• trasmessa ai fornitori interessati;
• utilizzata nelle attività formative.

La pubblicazione non equivale a certificazione sanitaria e non attribuisce all’azienda competenze mediche.

36. Entrata in vigore e revisione

La Policy entra in vigore dalla data di approvazione.

Viene riesaminata:

• almeno una volta all’anno;
• in caso di modifiche normative;
• quando cambia il DVR;
• all’avvio di una campagna;
• in presenza di un’emergenza sanitaria;
• dopo una violazione dei dati;
• quando cambiano sedi o attività;
• a seguito delle indicazioni del medico competente;
• dopo segnalazioni rilevanti.

Dichiarazione di Impegno

"In Adesigne crediamo che il digitale possa migliorare il mondo quando è guidato da etica, innovazione e responsabilità. Per questo realizziamo soluzioni su misura che uniscono creatività, tecnologia, sostenibilità e qualità, contribuendo alla crescita dei nostri clienti e alla valorizzazione del Made in Italy."

Luogo e Data: Pordenone, 22/07/2026

Il Legale Rappresentante

Direzione di Adesign